Vereinsheim Kommunikation

Pressetermine richtig planen: Praxistipps von ALBAs PR-Profis

Presseberichte machen die eigene Arbeit bekannter, stärken die Reputation des Projekts und helfen dabei, langfristig neue Kooperationen und Partner zu gewinnen. Hier sind paar Tipps und Hilfsmittel, damit in der Vorbereitung und vor Ort alles gut läuft.

  • Pressetermin

    Praxistipps von ALBAs PR-Profis

  • Ziele

    SPORT VERNETZT gut präsentieren

    • Redaktionen unterstützen

      Wir machen es Journalist:innen einfach, über SPORT VERNETZT zu berichten – mit klaren und kompakten Informationen vorab und wichtigen Ansprechpartnern vor Ort.
    • Das Projekt spürbar machen

      Zum Pressetermin gehen wir dorthin, wo etwas passiert – in die Sporthalle oder auf den Freiplatz. Idealerweise mit der Möglichkeit, Fotos oder Videos zu machen.
    • Die eigene Geschichte erzählen

      In Einladungen und Gesprächen steht die eigene Erzählung im Fokus: Was passiert lokal vor Ort – und wie ist die Verbindung zu den übergreifenden Themen von SPORT VERNETZT.

    Tipps zur Umsetzung

    Einladung, Pressetermin, Nachbereitung – so geht’s

    1
    Termin vorbereiten
    • Guten Ort finden, idealerweise mit Raum für ein Gespräch und der Möglichkeit, ein Sportangebot zu besuchen. Wir gehen dafür oft auf unsere Partnerschulen zu.
    • Terminabstimmung: Alle wichtigen Projektpartner:innen sollten vor Ort sein, wenn möglich Schirmherr:innen oder Unterstützer:innen aus Politik o.ä.
    2
    Ansprache Redaktionen
    • Wir sprechen in Berlin einen Verteiler lokaler Zeitungen und Onlineportale sowie Wochenzeitungen und -blätter an.
    • Im Zweifel selbstbewusst sein und beispielsweise auch auf die Lokalredaktionen der öffentlich-rechtlichen Sender zugehen.
    3
    Presseeinladung
    • Ansprache in der Regel per E-Mail
    • Achtet darauf, dass alle wichtigen Infos in der Betreffzeile stehen – Einladung zum Medientermin, Verweis aufs Projekt und ggf. auf prominente Gäste
    • Eine Bitte um Anmeldung ist eine zusätzliche Hürde, hilft aber dabei, die Größe des Termins abzuschätzen – gerade wenn man nicht ständig mit Presse im Austausch ist.
    Wichtig: Good Practice für das Anschreiben

    Schaut auch mal in das Musterdokument für eine Presseeinladung weiter unten.

    • Termin-Infos kurz und kompakt an den Anfang (Wer, Was, Wann, Wo?)
    • Relevanz der Veranstaltung zeigen, zum Beispiel durch Verweis auf prominente Gäste aus Sport/Politik/Kultur
    • Kurzer inhaltlicher Überblick, ggf. Verweis auf starke Netzwerk-Partner
    • Gesprächspartner:innen vor Ort mit Name und Funktion, Ansprechperson für Rückfragen
    • Weiterführende Infos und Links, ggf. PDF im Anhang

    4
    Termin vor Ort
    • Ein interner Ablaufplan hilft dabei, mit den beteiligten Projektpartner:innen das Pressegespräch zu planen: Wer moderiert? Welche Fragen sind relevant – und wer beantwortet sie?
    • Wir achten darauf, dass alle Partner:innen eingebunden werden und durch die Moderation Parität in der Sprecher:innenrolle hergestellt wird.
    • Ein Besuch in der Sporthalle macht die Wirkung des Projekts spürbar – idealerweise gibt es die Möglichkeit, Fotos und Videos machen (dafür braucht es die Einwilligung der Eltern!)
    5
    Nachbereitung auf den eigenen Kanälen
    • Wir verschicken möglichst direkt im Nachgang zu Presseterminen eine eigene Veröffentlichung (hier ein Beispiel), die wir vorab vorbereiten und dann nur noch mit Zitaten, Eindrücken und Fotos ergänzen 
    • Teilweise begleiten wir Veranstaltungen live in Social Media, zum Beispiel bei Instagram im Story-Highlight #svsummit 

    Dokumente & Downloads

    Dokumentvorlagen

    Weitere Wissensmodule zum Thema Kommunikation

    Themen

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